Meeting Planner

Meeting Planner 

*Peranan Meeting Planner

*Profesi dalam Event Organization yang terpenting adalah meeting planner, yaitu orang yang berperan dalam merencanakan, megelola, menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan MICE

*Jadi pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planner, PCO dan DMC hampir sama hanya penyebutannya berbeda di beberapa negara.

•  Definisi Meeting Planner

—Menurut Deny G Rutherford memformulaskaan Meeeting or Convention Planner sebagai berikut :

—An intermediarry in the travel distribution system who links business travelers with travel service and coordinates the details of that linkage to produce to a succesful meeting or convention

•Selain itu, meeting planner di definisikan sebagai berikut:

•Is an individual who does more man just plan a clearly difined linier activity called meeting. Meeting planners manage a detail, activities and interctions of meetings from the meetings from concetion through that categories of activities

1. Kesimpulan definisi meeting planner

    Meeting Planner yang merangkap sebagai manager melaksanakan         fungsi-fungsi manajemen dalam proses pengelolaan auatu meeting dimana terdapat perencanaan (planning), Pengorganisasian (Organizing), memimpin (Leading), mengkoordinasikan (coordinating), mengkomunikasikan (Communicating) dan mengendalikan (Control) apa saja yang terkait dengan suatu pertemuan.

   

    2. Jenis- Jenis meeting Planner

 

• Corporate meeting planner, 

      yaitu orang yang diberikan suatu jabatan untuk merencanakan dan melaksanakan secara rinci pertemuan perusahaan.

• Association Meeting Planner, 

      yaitu karyawan yang bekerja dari suatu organisasi atau asosiasi yang mempunyai tugas dalam bidang perencanaan dan pelaksanaan pertemuan-pertemuan dari tempat ia bekerja.

• Goverment meeting planner, 

      yaitu pegawai pemerintah yang bertugas merencanakan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan organisasi dari unit pemerintahan.

    3. Fungsi Meeting Planner

Membentuk dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang dibutuhkan
Memilih venue/ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung
Negosiasi fasilitas-faslilitas yang dibutuhkan
Merencanakan harga jual dan biaya permodalan
Melakuka reservasi dan akomodasi jika diperlukan
Memastikan transportasi dan cadangan pilihan
Menyiapkan acara pertemuan
Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung
Menyiapkan prosedur pendaftaran
Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention bureau, outside service dan hospitality committeee
Menkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran
Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran
Menyediakan ruang staf untuk koordiansi acara sebelum dan sesudah event
Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi yang terkait
Merencanakan ruang serba guna
Mengatur pameran
Mengatur makan dan minum
Menyiapkan perlengkapan audio visual
Memilih dan menetapkan pembica pertemuan
Membukukan hiburan untuk peserta/ panitia
Menjadwalkan publikasi dan promosi
Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event
Memproduksi dan mencetak materi event
Menyebarkan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang mendukung
Mengadakan evaluasi/pertanggungjawaban di akhir event

• Proses Kerja Meeting Planner

Mengatur pertemuan

Konsentrasi dalam perencanaan

Konsentrasi dalam mengambil keputusan

Konsentrasi dalam pengawasan

Tentukan kepanitiaan dan anggota/staff

Merencanakan, mengatur dan koordinasi

Evaluasi untuk segala masukan dan perencanaan ke depan

Kegiatan khusus

Menetukan/mengatur masalah pokok

Diselesaikan Pendaftaran peserta sebagai dokumen

Tinjau dan evaluasi

Pengemasan komunikasi

Negosiasi /kontrak : hotel, fasilitas transportasi, makan dan minum

Menyimpan daftar ruangan

Tentukan anggaran dan sumber keuangan

Persiapan surat terima kasih

Simpan jadwal-jadwan makan dan minum

Siapkan asuransi

Selesaikan invoice

Rincinakan tambahan pelayanan yang lain

Siapkan urutan laporan

didokumnetasikan

Promosikan peserta

– Sumber pengaruh pada staff

Siapkan prosedur pendaftaran

– Prosedur berbahaya dan pengeluaran extra